Надам се да да се мој колега и пријатељ Мишко Кукић неће наљутити што ћу од њега позајмити наслов овог данашњег размишљања. Јер он је са истим насловом написао јако добар текст, који се проблематиком памћења и рада са великим бројем датотека бави са техничког аспекта. Овај текст нема те претензије. Пре би се могло рећи да се кроз њега жели да се сви они, који користе тековине информационо – комуникационих технологија подсете на нешто о чему веома ретко размишљају. А чега се сете кад је можда већ касно или када их стање система који користе најчешће изненада подсети. Шта радити са огромном количином информација која се „шета“ кроз тзв. сајбер простор, а често део заврши на систему који користимо. За већину корисника рачунарских уређаја то су мобилни телефони и таблети. Иако такви уређаји имају релативно велику меморију, али хтели то или не ипак се и то покаже недовољно за чување информација. Поготову што поред оних које желимо да сачувамо има можда још више оних који се ту нађу туђом вољом или су последица рада система који управља нашим уређајима. Наравно много више информација своје место налази на тзв. десктоп рачунарима. Што и није чудо, јер се ради о уређајима чије су могућности у погледу складиштења неупоредиво веће.

Мање више сви корисници рачунара знају да се информације са којима они оперишу организују у тзв. датотеке или фајлове (file). Да би организацију информација што више приближили корисницима који нису професионаци у раду са рачунараима датотеке или фалови се често означавају као документи. Што је корисницима сигурно прихватљивије. Као што реални документи (писма, извештаји, рачуни, табеле, фотографије, цртежи, …) имају своја имена тако се и рачунарским документима додељују имена. Да би се кориснику указало о томе на који начин је документ запамћен, он се поред имена идентификује и типом (текст, графички приказ, табеларни приказ, звук, …). Да би се документи лакше нашли на меморијском медијуму на коме су смештени врши се њихово организовање у тзв. директоријуме (directory) или фасцикле (folders) што је некако пријемчивије за обичне кориснике. Јер их асоцира на канцеларијске послове, на које су корисници по правилу упућени, без обзира којом се ужом струком бавили.

И онда долазимо до кључног проблема – како се снаћи у шуми фајлова, датотека или докумената. Поготову ако међу њима постоје они који су нам јако важни. Коришћење друштвених мрежа доноси нам опасност од гомилања нежељених фајлова на нашим уређајима. А онда се они важни лако изгубе у тој шуми информација. Тзв. дигитализација људских активности довела нас је у ситуацију да све чешће мобилни уређаји постају средство за идентификацију одређених стања. Најбољи пример су актуелне covid пропуснице. Долажење до одговарајућег фајла може да се претвори у праву мору, поготову ако је расположиво време јако мало. За час сви постају нервозни. И уређај у који смо се до тада клели у трену постаје предмет који кунемо.

Произвођачи рачунара, пре свега системског софтвера, који њима управљају труде се да пруже адекватну подршку корисницима у погледу управљања фајловима. Нажалост шароликост примене рачунарских уређаја захтева и одговарајућа знања од корисника. Поготову у ситуацијама када организација коришћења информација од стране самих корисника закаже. Управо зато ако желимо да сами себи олакшамо живот са „милион фајлова“, поготову у условима коришћења мобилних уређаја, морамо перманенто да водимо рачуна да се што чешће ослобађамо непотребних информација. Јер се никад не зна када ће нам оне загорчати живот. На тај начин ћемо организационим мерама омогућити да немамо непотребну шуму информација. А истовремено ћемо моћи да максимално искористимо техничке карактеристике коришћених уређаја.

Имајући у виду наведене проблеме многе компаније, које пружају услуге у размени информација, нуде одређене погодности својим корисницима. Типичан пример је компанија Google. Корисници услуга њихових сервиса, као нпр. Gmail добијају на располагање 15GB (гига бајта) меморијског простора за смештај информација које се размењују у облику електронске поште. Иако нам се чини да се ради о јако великом простору ако примамо велики број порука и ако при томе нисмо селективни, тј. не бришемо оне које нису битне врло брзо ћемо попунити додељену нам меморију. И онда се може десити онај најбизарнији случај – да нећемо моћи да примимо врло битну поруку, јер нам је простор заузет.

Претходно је пажња посвећена корисницима који најчешће користе мобилне уређаје. Али ситуација може бити доста сложенија када су у питању корисници стандардних рачунара на којима се обрађују и чувају важна лична, а посебно пословна документа. У таквим ситуацијама прича о „милион“ фајлова је и те како реална. Али сада проблем није само простор потребан за њихово памћење и налажење, у датом тренутку потребних докумената. На њих се надовезују проблеми интегритета информација, тј. спречавања њихових губитака, због оштећења медијума на којима су смештени или једноставно због непажљивог руковања фајловима који одговарају тим документима. Такође, проблем је заштита докумената од неауторизованог приступа других корисника.

Овај текст је написан са идејом да се корисници рачунарских уређаја упознају, али и подсете да њихово коришћење, поред свих погодности доноси и доста главобоље. Због тога ће на овом Порталу у оквиру рубрике АПЛИКАЦИЈЕ бити представљено једно од решења које представља инфраструктуру за реализацију система за управљање документима.